Analyse de la Direction des services aux familles des militaires

Objectifs du PP

• Aider les familles des membres des FC à gérer le stress associé aux particularités du mode de vie militaire.
• Améliorer la qualité de vie dans les communautés des FC en appuyant le développement personnel, familial et communautaire.
• Encourager la participation active et significative des familles des militaires des FC – notamment des conjoints civils – à la conception, à la prestation et à l’évaluation des services qui leur sont destinés.
• Contribuer à l’efficacité opérationnelle des FC en renforçant les familles des militaires et les communautés des FC.

Méthodologie

• Prestation des services autorisés, notamment l’intégration communautaire, le soutien parental, le soutien à la séparation et à la réunion des familles, la prévention/le soutien/l’intervention, le développement personnel et le développement des enfants et des jeunes.
• Sondage de la DSFM auprès des participants, RTRS (à mettre en œuvre en 2010‑2011) et évaluations des besoins de la communauté (EBC).

Mesures de rendement

• Dans leur demande de financement et leur entente de prestation de services (EPS), les CRFM/C doivent montrer qu’ils fournissent les services autorisés.
• Les participants aux programmes/services assurés par les CRFM/C évaluent l’utilité des services dans le cadre d’un sondage et formulent des commentaires durant les visites sur place.
• Les inspections de conformité commandées par la DSFM servent à surveiller le respect du PE et d’autres politiques et permettent aussi de faire des recommandations.
• Le PE stipule que 51 p. 100 des membres des CA des CRFM/C doivent être des conjoints de militaires.

Évaluation des risques

• Les demandes de financement sont évaluées en fonction des critères mesurables énoncés dans le PP et soumises à un processus d’approbation en trois étapes, avant l’établissement de l’EPS.
• Les sondages auprès des participants et les commentaires formulés lors des visites sur place servent à la création ou à l’amélioration de programmes, de politiques et de priorités.
• Les inspections de conformité commandées par la DFSM sont effectuées. Les recommandations des rapports sont mises en œuvre. Des mesures sont prises si les CRFM/C ne se conforment pas au PE ou à d’autres politiques.

Rapport sur les insuffisances en capacités

La DSFM a rédigé le rapport sur les insuffisances en capacités en réponse à la Directive de mise en œuvre stratégique du Chef – Personnel militaire 02/09 – Amélioration de la capacité des FC d’offrir du soutien aux familles des militaires. Le rapport avait pour but de formuler des recommandations afin de remédier aux insuffisances décelées dans la capacité d’offrir du soutien aux familles des militaires.

La DSFM a eu recours à diverses méthodes de collecte de données pour classifier les capacités actuelles du PSFM, noter les insuffisances et créer des initiatives d’amélioration. Il s’agit là d’une autre preuve des mesures proactives et de la souplesse de la DSFM observées durant la présente évaluation.

Processus de reddition de comptes

Le cadre de reddition de comptes des CRFM établi par la DSFM repose sur les PE, les ENS et le PP.

C’est le PE qui influe le plus sur le cadre de reddition de comptes, car il est explicite dans l’arrangement conclu à ce sujet. Le PE définit les attentes, les rôles et les responsabilités de tous les intervenants, précise les niveaux de financement, décrit les dispositions financières et la surveillance et expose les conséquences d’un non‑respect. Les CRFMC (c.‑à‑d. les centres à l’extérieur du Canada) ont des ENS qui remplissent le même rôle. Le PP intègre à la fois l’ENS et le PE et fournit un guide pour le fonctionnement des CRFM/C, notamment en ce qui concerne les catégories de services que chaque CRFM/C doit obligatoirement assurer. Le PP précise les directives énoncées dans le PE, fournit une orientation (même encore plus que la politique proprement dite) et est davantage axé sur la prestation des services. Les CRFM/C se servent de ces documents pour créer un plan des programmes et services qu’ils souhaitent offrir. Ils présentent ensuite ce plan dans une demande de financement qui est examinée par la DSFM. Cette dernière l’approuve en totalité ou en partie et accorde un financement aux CRFM/C en fonction de huit facteurs^[2].

Après avoir reçu leur financement, les CRFM/C établissent une EPS dans laquelle sont précisés les programmes et services qu’ils fourniront dans les limites de leur budget. Cette EPS est examinée par la DSFM, qui l’approuve ou la renvoie aux CRFM/C afin qu’ils la révisent et la présentent de nouveau. Une fois l’EPS approuvée, les CRFM/C peuvent commencer à fournir leurs services. Les CRFM/C consignent leurs propres transactions financières dans un système central et envoient des rapports trimestriels sur les dépenses (RTD) à la DSFM. Celle‑ci les examine afin d’y déceler des divergences ou autres problèmes.

Mécanismes de surveillance

En plus d’utiliser les RTD pour s’assurer que les CRFM/C dépensent la totalité des budgets qui leur sont alloués et sans en dépasser les limites, la DSFM dispose de plusieurs autres mécanismes de surveillance :

• Visites de la DFMS sur place. Cette année, on a instauré des visites communautaires consultatives^[3] (un élargissement des visites officielles sur place) au cours desquelles les gestionnaires des opérations régionales tiennent des conversations avec la communauté, qui sont en fait des dialogues avec les familles. Ces conversations permettent de soulever des questions et des préoccupations qui vont au-delà du PSFM; elles ne se limitent pas aux familles qui utilisent déjà les programmes/services des CRFM.
• Inspections de conformité. Les inspections de conformité commandées par la DSFM ont lieu environ tous les trois ans.
• Vérification financière. Une vérification financière est effectuée par un expert-comptable agréé indépendant. La DSFM reçoit le rapport de vérification financière de chaque CRFM une fois par année, dans le mois suivant son envoi par le comptable professionnel choisi.
• RTRS. Ces rapports sont fondés sur le cadre de reddition de comptes de la politique de service, et ils seront établis à compter de l’AF 2010‑2011 pour compléter les RTD.
• Évaluations effectuées par les CRFM/C. Ces évaluations font en sorte que les programmes et services donnent les résultats souhaités.
• Sondage de la DSFM auprès des participants. La DSFM demande aux CRFM/C de mener ce sondage, qui sert à évaluer la réalisation des principaux objectifs des services autorisés par rapport à des indicateurs de réussite prescrits, mesurables et publiés (c.‑à‑d. que les questions reflètent explicitement les éléments du cadre de reddition de comptes indiqué pour chaque composante de service dans le PP^[4]). Cette mesure de rendement était essentielle à la conception du sondage et, du point de vue de la reddition de comptes, elle en fait aussi un outil beaucoup plus solide qu’une simple tentative visant à évaluer la satisfaction des utilisateurs à l’égard de leur CRFM/C. En outre :
  • ce sondage sera élargi pour inclure un sondage auprès des membres des FC qui n’ont pas recours aux CRFM/C, afin d’accroître leur participation;
  • les résultats globaux seront intégrés dans les priorités de la DSFM en vue de l’élaboration de programmes et de politiques à l’échelle nationale; plus récemment, ce sondage a appuyé le travail lié aux initiatives d’amélioration actuelles (p. ex., les services de garde en cas d’urgence). Les CRFM se servent de leurs résultats individuels pour se comparer à l’échelle nationale et déterminer les domaines où ils devraient s’améliorer; quant à la DSFM, elle utilise l’information durant les visites sur place pour déterminer, de façon comparative, les forces ou les faiblesses des CRFM;
  • le sondage sera utilisé avec l’information nécessaire à l’examen du financement (ainsi que les résultats des EBC, les RTRS, etc.), ce qui assurera la reddition de comptes.
• EBC effectuées par les CRFM/C. Ces évaluations font en sorte que les bons programmes sont offerts aux communautés appropriées.

Risques de non-contrôle

• Risque que les demandes de financement soient « approuvées automatiquement » (c.‑à‑d. que les mêmes montants soient approuvés automatiquement pour chaque centre).
  • Atténué. La DSFM utilise huit paramètres pour évaluer les CRFM/C à l’égard du financement, et elle a élaboré un modèle d’affectation des fonds axé sur les écarts. Les demandes de financement sont également soumises à un examen à trois niveaux.
• Risque que les recommandations découlant des inspections ne soient pas prises en compte.
  • Atténué. Il est prouvé que les rapports des inspections commandées par la DSFM font l’objet d’un suivi. Par exemple, un centre a été prévenu qu’il avait commis de nombreuses infractions au PE. Il a été dissous et fonctionnera dorénavant selon le cadre des BNP, à l’instar des CRFMC. (Ce CRFM ne sera plus une organisation indépendante à but non lucratif, dotée de son propre CA et enregistrée dans la province ou le territoire. Il deviendra une organisation relevant de la chaîne de commandement (C de C) locale et sera formé d’employés des Fonds non publics.)
• Risque que l’information recueillie grâce au sondage mené auprès des participants au PSFM ne soit pas utilisée.
  • Atténué. Les résultats ont été envoyés à une entreprise indépendante spécialisée dans les sondages afin qu’ils soient rassemblés et analysés. Des rapports sur les CRFM/C et l’ensemble des résultats sont produits. La DSFM intègre ensuite cette information dans ses priorités afin d’élaborer des politiques et des programmes à l’échelle nationale, et plus récemment, dans le travail lié aux initiatives d’amélioration actuelles (p. ex., les services de garde en cas d’urgence). Les CRFM se servent de leurs résultats individuels pour se comparer à l’échelle nationale et déterminer les domaines où ils devraient s’améliorer; quant à la DSFM, elle utilise l’information durant les visites sur place pour déterminer, de façon comparative, les forces ou les faiblesses des CRFM. La DSFM a également indiqué que pour « fermer la boucle de rétroaction en matière de reddition de comptes », elle a commencé à utiliser l’information recueillie pour l’examen du financement; sa nouvelle méthode de financement favorise l’utilisation des données dans les demandes de financement (ainsi que les résultats des EBC, les RTRS, etc.).
• Risque d’insuffisance de fonds pour les visites annuelles de la DSFM sur place. Au cours de la dernière AF, le Ministère a imposé des restrictions à l’égard des voyages, de sorte que bon nombre des visites annuelles que la DSFM devait effectuer ont été retardées jusqu’au dernier trimestre. L’examen rigoureux d’un si grand nombre de centres en peu de temps n’était pas optimal et a donné lieu à des délais d’exécution irréalistes.
  • On envisage d’effectuer les visites tous les deux ans, sauf dans le cas des centres à haut risque ou de ceux qui connaissent des problèmes.

L’annexe A présente un diagramme du processus de reddition de comptes.

Critères

• Des procédures et outils appropriés de surveillance et d’établissement de rapports sont en place pour fournir à la haute direction une information opportune, exacte et pertinente aux fins de la prise de décision.
• Les rôles et les responsabilités sont clairs; ils sont communiqués, compris et suffisants pour assurer une surveillance efficace.

Critères

• Les risques identifiables sont reconnus, compris, quantifiés et bien gérés.
• Les risques sont quantifiés et des seuils d’incidence des risques ont été établis.
• Des stratégies appropriées de réaction aux risques ont été élaborées.

Critère

• Les politiques, procédures, ENS et PE en vigueur sont adéquats et à jour.

Critères

• Le cycle de financement est conforme aux politiques et procédures pertinentes.
• Le contenu des inspections de conformité est suffisant pour respecter le mandat; les inspections ont lieu aussi souvent que c’est nécessaire, et l’on donne suite aux problèmes relevés pour s’assurer qu’ils sont corrigés.

Critère

• Établir que les services fournis sont utiles aux membres des familles des militaires.